I sistemi di geolocalizzazione installati sui veicoli aziendali possono rappresentare uno strumento utile per esigenze organizzative, logistiche e di sicurezza, ma non possono trasformarsi in un mezzo per monitorare costantemente l’attività dei lavoratori. È questo il principio ribadito dal Garante Privacy con il provvedimento n. 382/2026.

Il caso riguardava un’azienda sanitaria che utilizzava un sistema GPS sui mezzi di servizio. Il dispositivo rilevava la posizione dei veicoli con intervalli molto ravvicinati, consentendo anche il monitoraggio in tempo reale degli spostamenti. I dati raccolti erano stati successivamente utilizzati nell’ambito di un procedimento disciplinare nei confronti di un dipendente.

Secondo il Garante, la legittimità di un sistema di geolocalizzazione non dipende soltanto dalle finalità perseguite, ma anche da come è progettato e configurato. La frequenza delle rilevazioni, la possibilità di seguire gli spostamenti in tempo reale e la ricostruzione dei percorsi possono infatti trasformare uno strumento organizzativo in un sistema di controllo continuativo, incompatibile con i principi del GDPR e con le tutele previste per i lavoratori.

Per questo motivo il datore di lavoro deve applicare i principi di minimizzazione, proporzionalità e limitazione delle finalità, raccogliendo solo i dati realmente necessari. Centrale è anche la Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA), che deve essere effettuata prima dell’attivazione del sistema per individuare e ridurre i rischi per i diritti e le libertà dei dipendenti.

Il provvedimento affronta anche il tema dell’utilizzo disciplinare dei dati GPS. Le informazioni raccolte possono essere utilizzate solo se il trattamento è stato effettuato nel rispetto della normativa. Se il sistema è configurato in modo illecito o eccessivamente invasivo, anche i dati acquisiti rischiano di non poter essere utilizzati.

Il messaggio del Garante è chiaro: accordi sindacali e informative sono necessari, ma da soli non bastano. La conformità deve essere garantita fin dalla progettazione del sistema, adottando configurazioni che evitino un controllo sistematico dei lavoratori e assicurino un corretto equilibrio tra esigenze organizzative e tutela della privacy.